മെയ്ല്‍ തുറന്നിട്ട് ജോലി ചെയ്യേണ്ടി വരുന്നവര്‍ക്ക്, അത് മികച്ച രീതിയില്‍ കൈകാര്യം ചെയ്യാന്‍ അറിയേണ്ടത് സുപ്രധാനമാണ്.
നിരവധി മെയ്ലുകള്‍ വരും, പോകും. എന്നും ചെയ്യുന്ന ജോലി ആയതിനാല്‍, സമയനഷ്ടമില്ലാതെ എങ്ങനെ കൈകാര്യംചെയ്യണമെന്നാണ് ആലോചിക്കേണ്ടത്. മെയ്ല്‍ പണികള്‍ എളുപ്പമാക്കാന്‍ ചില ട്രിക്കുകളിതാ..
വേഗത്തില്‍ സെര്‍ച്ച്‌ ചെയ്യാന്‍
മെയ്ലുകള്‍ പെട്ടെന്ന് കണ്ടെത്താനായി സൗകര്യപ്രദമായ സെര്‍ച്ച്‌ ഓപ്ഷന്‍ തെന്ന ജിമെയിലിലുണ്ട്. സെര്‍ച്ച്‌ ബാറില്‍ ചെയ്യാവുന്ന ബേസിക് ആയ ചില സെര്‍ച്ച്‌ ഓപ്ഷനുകള്‍ ഇവയാണ്.
- from: എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് ഇ-മെയ്ല്‍ അഡ്രസ് അടിച്ചുെകാടുത്താല്‍ അവര്‍ അയച്ചതെല്ലാം ലഭിക്കും
- to: എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് ഇ-മെയ്ല്‍ അടിച്ചാല്‍ അങ്ങോട്ട് അയച്ചതെല്ലാം താഴെ വരും
- after: എന്നതിനു ശേഷം തീയതി ടൈപ്പ് ചെയ്താല്‍ പ്രത്യേക തീയതിക്ക് ശേഷം അയച്ചത് ലഭിക്കും
ഇതൊന്നുമില്ലാതെ സെര്‍ച്ച്‌ ബാറില്‍ മെയ്ല്‍ ഐഡി അടിച്ചാല്‍ അയച്ചതും വന്നതുമായ മെയ്‌ലുകളെല്ലാം ലഭിക്കും. ഇത് കൂടാെത ഫില്‍റ്റര്‍ ചെയ്ത് അഡ്വാന്‍സ്ഡ് സെര്‍ച്ച്‌ ചെയ്യാനും ജി- മെയ്ലില്‍ ഓപ്ഷനുണ്ട്. ഇതിനായി സെര്‍ച്ച്‌ ബാറിന്റെ വലതുവശത്തുള്ള ഫില്‍റ്റര്‍ ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ തെളിഞ്ഞുവരുന്ന ടാബില്‍ വേണ്ട നിര്‍ദേശങ്ങള്‍ കൊടുത്താല്‍ മതി.
ഷെഡ്യൂള്‍ ചെയ്തിടണോ ?
മറ്റൊരു രാജ്യത്തുള്ളവര്‍ക്കോ, മെറ്റാരു സമയക്രമത്തില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്നവര്‍ക്കോ അയക്കുന്ന മെയ്ലുകള്‍ അവരുെട ജോലിസമയത്ത് കിട്ടാനാണെങ്കില്‍ ഷെഡ്യൂള്‍ ചെയ്തയക്കുന്നത് നന്നായിരിക്കും. മെയ്ല്‍ അയക്കുന്ന സമയത്ത് Send ബട്ടണിന്റെ വശത്തുള്ള ആരോ കീയില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ Schedule send എന്ന ഓപ്ഷന്‍ കിട്ടും. തുടര്‍ന്ന് മെയ്ല്‍ എത്തേണ്ട തീയതി, സയമം എന്നിവ കൊടുകാം.
വായിച്ചാല്‍ ഡിലീറ്റ് ആവാന്‍
നിശ്ചിത സമയത്തിനു ശേഷം ലഭിച്ചയാളില്‍ നിന്ന് സ്വയമേ ഡിലീറ്റ് ആയിപ്പോകുന്ന രീതിയില്‍ മെയ്ല്‍ അയക്കാനാവും. ഈ മെയ്ല്‍ ലഭിക്കുന്നയാള്‍ക്ക് സേവ്, കോപ്പി, ഡൗണ്‍ലോഡ്, ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യാെനാന്നും പറ്റില്ല.
ഇതിനായി, മെയ്ല്‍ കംപോസ് ചെയ്തേശഷം മെസ്സേജ് ബോക്സിന്റെ താെഴയുള്ള ബാറില്‍ കാണുന്ന ക്ലോക്ക്-ലോക്ക്’ ഐക്കണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ മതി. തുറന്നുവരുന്ന ടാബില്‍ മെയ്ല്‍ എക്സ്പയര്‍ ടൈപ്പ് സെറ്റ് ചെയ്യാനാവും. കൂടെ, പാസ്കോഡ് കൊടുത്ത കൂടുതല്‍ സുരക്ഷിതമാക്കാം. മെയ്ല്‍ ലഭിക്കുന്നയാള്‍ക്ക് ഈ പാസ്കോഡ് എസ്‌എംഎസിലൂെട കിട്ടും.
സ്മാര്‍ട്ട് കംപോസ്
മെയ്ല്‍ കംപോസ് ചെയ്യുേമ്ബാള്‍ എളുപ്പത്തിലാക്കാന്‍ സഹായിക്കുന്ന ടൂളാണിത്. പൊതുവെ അയക്കാറുള്ള സന്ദേശങ്ങളുടെ അടുത്ത വാക്കുകളും വാചകങ്ങളും സജഷനായി സ്വയമേ തെളിഞ്ഞുവരും. ഇതിലൂെട എളുപ്പം മെസജുകള്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്തെടുക്കാം. ഈ സൗകര്യം ലഭിക്കാനായി സെറ്റിങ്ങില്‍സ് പോയി Smart Compose> Writing Suggestions on ആക്കിയാല്‍ മതി.
അക്ഷരത്തെറ്റ് തിരുത്താന്‍
കംപോസ് ചെയ്ത മെയ്ലില്‍ അക്ഷരെത്തറ്റുെïങ്കില്‍ തിരുത്താന്‍ സഹായിക്കുന്ന ഓപ്ഷനും മെയ്ലിലുണ്ട് .ഇതിനായി മെസ്സേജ് ബോക്സിന്റെ താഴെയുള്ള ഡോട്ട് ബോക്സി (3 കുത്ത് കാണാം) ല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Check Spelling എന്ന ഓപ്ഷന്‍ തെരഞ്ഞടുക്കാം. ഇതോടെ ടെകസ്റ്റില്‍ വന്നിരിക്കുന്ന തെറ്റുകള്‍ക്ക് അടിയില്‍ ചുവന്ന വര തെളിയും. അവിടെ കര്‍സര്‍ കൊണ്ടുപോയി ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ തെറ്റില്ലാത്ത വാക്കുകള്‍ കാണാം. അവയില്‍ നിന്ന് തെരഞ്ഞടുത്താല്‍ ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി ശരിയായിേക്കാളും.
പല തരം സ്റ്റാറുകള്‍
മെയ്ലുകള്‍ സ്റ്റാര്‍ ചെയ്തുെവക്കുന്നത് വളരെ ഉപകാരപ്രദമായൊരു കാര്യമാണ്. ഒരു സ്റ്റാര്‍ മാത്രമല്ല, ഇഷ്ടാനുസരണം പല നിറങ്ങളിലായി സ്റ്റാര്‍ ചെയ്തുവെക്കാന്‍ ഓപ്ഷനുണ്ട്.ഇതിനായി Settings ല്‍ General> Stars: എന്നിടത്ത് പോയി Not in use ഭാഗത്തുള്ള സ്റ്റാറുകള്‍ In use എന്ന ഭാഗേത്തക്ക് വലിച്ചിട്ടാല്‍ മതി. നമുക്കിഷ്ടമുള്ള സ്റ്റാറുകേളാ, എല്ലാേമാ ഉപേയാഗിക്കാനാവും. ഈ സെറ്റിംഗ്സ് സേവ് ചെയ്താല്‍ , സ്റ്റാര്‍ ചെയ്യാനുള്ള ഐക്കണില്‍ കൂടെക്കൂടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ തെരഞ്ഞെടുത്ത സ്റ്റാറുകെളല്ലാം മാറിമാറി വരും.
മറ്റൊരാള്‍ക്ക് കൂടി തുറക്കാന്‍
ഓഫീസ് മെയ്ലുകള്‍ പലരായാണ് കൈകാര്യം ചെയ്യുക. മറ്റൊരാള്‍ക്ക് കൂടി അക്സസ്സ് കൊടുക്കണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ Settings > Accounts and Import > Grant access to your account ചെയ്താല്‍ മതി. നിങ്ങള്‍ വായിച്ചിട്ടില്ലാത്ത മെയ്ലുകള്‍ മറ്റൊരാള്‍ വായിച്ചാലും Unread ആയി കാണാന്‍ Leave Conversation as unread when opened by ഓഥേഴ്‌സ് എന്ന ഓപ്ഷന്‍ കൂടി ക്ലിക്ക് ചെയ്യാന്‍ മറക്കേണ്ട.
